Keine Angst vor SAM — Teil 1

Unternehmen, Behörden und andere Einrichtungen sind mit Rechnern ausgestattet, auf denen eine Vielzahl von Software installiert ist. Da den strukturierten Überblick hinsichtlich einer zweifelsfreien Lizenzierung zu gewinnen und zu behalten, ist für die IT-Abteilung keine einfache Angelegenheit. Wer aber die IT-Compliance-Auflagen von Software-Herstellern und Wirtschaftsprüfern erfüllen und zudem die Lizenzen ökonomisch sinnvoll einsetzen will, benötigt eine effiziente Lösung für das Software Asset Management (SAM). Unsere Netzwerksoftware LOGINventory5 zur Erfassung von Hardware und Software integriert ein praxistaugliches Lizenzmanagement, das die wichtigen Anforderungen an Ihr Software Asset Management erfüllt.

Regelmäßig befragen wir unsere Geschäftspartner, ob die im Unternehmen eingesetzte Software durch ein IT-gestütztes Lizenzmanagement aktiv verwaltet wird oder dies geplant sei. Dabei erstreckt sich die Spanne der Antworten von: „Ja, denn wir wollen Kosten und Ressourcen sparen!“ über „Klar, machen wir zweimal pro Jahr“ und „Macht unser Dienstleister ab und zu!“ bis hin zu „Nein, das will hier eigentlich keiner so genau wissen!“

Dass die Vogel-Strauß-Taktik sich spätestens bei einem Lizenz-Audit rächen wird, braucht keinem mehr ernsthaft erklärt zu werden. Der sich durch ein gutes Lizenzmanagement positiv auf die Bilanz auswirkende, ökonomische Aspekt hingegen ist im Bewusstsein zwar weitgehend verankert, wird aber sogar noch unterschätzt. Natürlich sind IT-Abteilungen in wirtschaftlich angespannter Zeit aufgefordert ihre Budgets zu optimieren. Nur: wer die Ausgaben für das Entgelt zur Nutzung von Software scheut und meint, es wird schon alles gutgehen, spart am falschen Ende.

Motivation für das Lizenz-Management: Kosteneffizienz und Lizenz-Audit

Einen aufgrund von bevorstehendem oder schon stattgefundenem Lizenz-Audit hervorgerufenen Druck zur Beschaffung eines Tools für das Software Asset Management (SAM) stellen wir zwar gelegentlich fest. Unsere Erfahrung zeigt jedoch auch, dass viele Unternehmen gar nicht unterlizenziert sind, sondern im Gegenteil über viele ungenutzte Lizenzen verfügen. Entsprechend gelassen wird auf Anwenderseite zwar der Komplex Audit betrachtet. Doch warum sollte die IT-Abteilung mehr Geld als nötig für Nutzungsentgelte zahlen?

Heutzutage pendelt die Wertrelation zwischen Software und Hardware bei einem durchschnittlichen Unternehmen etwa zwischen 60:40 und 70:30. Hardware wird angeschafft, ist selten Veränderungen unterworfen und nach wenigen Jahren abgeschrieben. Software jedoch wird als immaterielles Gut oft vernachlässigt, besitzt aber eine dynamische Wertentwicklung durch turnusmäßig anfallende Wartungskosten, Service-Abkommen, Lizenz-Upgrades oder Lizenz-Erweiterungen.

Wir beobachten, dass in mittelständischen Unternehmen mit 200 Arbeitsplatzrechnern bis zu 8000 verschiedene Software-Pakete installiert sind. Um in diesem Dickicht an Software und Lizenzen den Überblick zu behalten und das Ganze sorgfältig zu pflegen und zu verwalten, sollte eine SAM-Lösung zu den Pflichtanschaffungen gehören. Denn schnell wird Geld verschwendet, weil mehr Lizenzen als nötig erworben wurden (Überlizenzierung). Oder man verirrt sich irgendwann doch in IT-rechtlich vermintem Terrain, weil mehr Software genutzt wird als Lizenzen vorhanden sind (Unterlizenzierung). Jeder der beiden Aspekte kann Firmen teuer zu stehen kommen. Bei Unterlizenzierung erfolgt eine Nachlizenzierung meist zu wenig günstigen Einkaufskonditionen und kann zudem gravierende juristische Folgen nach sich ziehen. Bei festgestellter Überlizenzierung können vorhandene Reserven und Ressourcen betriebsintern und bedarfsgerecht umgeschichtet werden, was wiederum Mittel für andere Investitionen freisetzt. Idealerweise ist daher anzustreben, eine möglichst ausgewogene Software-Bilanz vorzuweisen.

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Im 2. Teil lesen Sie, warum ein funktionierendes Software Asset Management Ihnen bei der rechtssicheren Verwendung vorhandener Lizenzen hilft.

Im 3. Teil wird erläutert, warum Sie Ihr Lizenz-Management als dauerhaften Prozess implementieren sollten.

Im 4. Teil erfahren Sie, dass Sie nichts zu befürchten haben, wenn Sie Ihre SAM-Strategie gut planen und umsetzen.